Handwerkersoftware testen: Checkliste mit einem echten Auftrag

Teste Handwerkersoftware anhand einer vollständigen Aufgabe aus deinem Betrieb. Dazu gehören nicht nur der einfache Durchlauf, sondern auch fehlende Angaben, Änderungen und die Übergabe zwischen Baustelle und Büro.

Eine Vorführung zeigt meist, was gut funktioniert. Dein Test soll zeigen, ob dein Team mit dem Programm arbeiten kann. Nutze dafür einen vorbereiteten Beispielauftrag ohne echte vertrauliche Kundendaten.

1. Lege fest, was du herausfinden willst

Wähle eine konkrete Aufgabe, etwa die Vorbereitung eines Angebots. Notiere vor dem Test, was heute daran stört: mehrfaches Tippen, gesuchte Fotos oder eine unklare Freigabe.

Lege anschließend fest, woran du eine Verbesserung erkennst. Kann das Büro die Angaben ohne Rückfrage finden? Werden bekannte Daten übernommen? Bleiben fehlende Angaben sichtbar? Damit bewertet ihr dieselbe Aufgabe statt einzelner Lieblingsfunktionen.

2. Spiele einen gewöhnlichen Auftrag durch

Beginne dort, wo die Arbeit tatsächlich beginnt: bei einer Mail, einem Anruf oder einer Notiz von der Baustelle. Erfasse die Angaben und führe sie bis zum vereinbarten Ergebnis weiter.

Achte darauf, wo jemand Daten außerhalb des Programms zwischenspeichern muss. Eine zusätzliche Tabelle kann auf eine Lücke hinweisen. Notiere auch, welche Schritte erst nach einer Erklärung verständlich werden.

3. Baue einen Fehler ein

Ändere eine Baustellenadresse und prüfe, wo die Korrektur ankommt. Lege einen Kunden ein zweites Mal an. Lass eine Pflichtangabe weg. Diese Fälle zeigen, wie gut das Programm euch beim Aufräumen unterstützt.

Fragen für die Prüfung:

• Wird ein möglicher doppelter Eintrag erkennbar?
• Ist sichtbar, welche Angaben noch fehlen?
• Kann ein falscher Eintrag berichtigt werden?
• Bleibt klar, welche Fassung bereits verschickt wurde?
• Erkennt die zuständige Person, dass sie etwas prüfen muss?

4. Lass die späteren Nutzer selbst arbeiten

Das Büro und ein Mitarbeiter von der Baustelle sollten ihre jeweiligen Schritte ausprobieren. Eine Person, die jeden Tag am Schreibtisch arbeitet, beurteilt die Bedienung anders als jemand mit dem Handy beim Kunden.

Prüft auf den Geräten, die ihr tatsächlich verwendet. Wenn unterwegs gearbeitet wird, gehört auch ein Test ohne Verbindung dazu. Fragt nach, was gespeichert bleibt und woran eine ausstehende Übertragung zu erkennen ist.

5. Kläre Betreuung und Datenübergabe

Lass dir zeigen, wie Daten ausgegeben werden können. Prüfe an einer Beispieldatei, ob die für euch wichtigen Angaben enthalten sind. Eine allgemeine Zusage zur Datenmitnahme reicht für diese Prüfung nicht.

Besprecht außerdem, wer bei Störungen hilft und wie Änderungen eingeführt werden. Haltet offene Antworten vor der Entscheidung fest.

6. Entscheide nach den Pflichtaufgaben

Trennt unverzichtbare Aufgaben von angenehmen Extras. Wenn eine Pflichtaufgabe nicht gelingt, klärt zuerst, ob sie eingerichtet werden kann oder dauerhaft zusätzliche Handarbeit braucht.

Vergleicht anschließend die Ergebnisse mit dem heutigen Ablauf. Den passenden Grundweg findest du im Artikel Handwerkersoftware oder Maßanfertigung. Für den nächsten Schritt beschreibt unser Artikel zur Einführung von Bürosoftware, wie ein begrenzter Start aussehen kann.

Wie viele Mitarbeiter sollten testen?

Beziehe die Rollen ein, die mit der Aufgabe arbeiten. Entscheidend ist, dass keine wichtige Übergabe ungetestet bleibt.