Weniger Büroarbeit: So bereitest du das Erstgespräch vor

Für ein erstes Gespräch mit Klick SWS brauchst du keinen fertigen Plan. Hilfreich sind eine wiederkehrende Büroaufgabe, die Namen eurer vorhandenen Programme und ein Beispiel dafür, wo die Arbeit stockt.

Wir sitzen in Graz und richten uns an Handwerksbetriebe in der Steiermark. Im Gespräch geht es darum, ob wir deinem Betrieb mit passender Software Arbeit abnehmen können. Beratung gehört bei uns zur Umsetzung und ist kein eigenständiges Angebot.

Wähle eine Aufgabe aus deinem Alltag

Beginne mit etwas, das regelmäßig vorkommt. Zum Beispiel: Aus einer Kundenmail soll ein vollständiger Angebotsentwurf vorbereitet werden. Oder: Notizen von der Baustelle sollen beim richtigen Auftrag ankommen.

Beschreibe, was dich daran stört. „Jede Anfrage muss mehrmals geöffnet werden, weil Fotos fehlen“ sagt mehr als „Unser Büro muss digitaler werden“. Wenn du noch nicht weißt, wo du anfangen sollst, hilft der Artikel Büroarbeit im Handwerk loswerden.

Gehe den heutigen Weg kurz durch

Du kannst dir dazu fünf Fragen notieren:

1. Wodurch beginnt die Aufgabe?
2. Wer nimmt die Angaben entgegen?
3. In welchen Programmen wird damit gearbeitet?
4. Wo muss jemand suchen, nachfragen oder abschreiben?
5. Was soll am Ende fertig sein?

Stichpunkte reichen. Es geht um den tatsächlichen Alltag, einschließlich der kleinen Umwege, die in einer sauberen Beschreibung sonst fehlen.

Notiere vorhandene Programme und Grenzen

Schreibe auf, welche Programme ihr für Kunden, Angebote, Termine und Unterlagen verwendet. Wenn du die genaue Ausgabe oder Version nicht kennst, kann das später geklärt werden.

Wichtig ist auch, was bleiben soll. Vielleicht arbeitet das Büro gut mit der Angebotssoftware, während nur der Eingang der Anfragen Schwierigkeiten macht. Dann sollte sich die Prüfung auf diese Lücke richten.

Bereite ein Beispiel ohne vertrauliche Angaben vor

Ein nachgebautes Beispiel mit erfundenen Kundendaten reicht, um den Ablauf zu erklären. Zeige, welche Felder gebraucht werden und was häufig fehlt. Passwörter oder ungekürzte Kundenakten sind für eine erste Beschreibung nicht nötig.

Ergänze möglichst einen Ausnahmefall: eine geänderte Adresse, mehrere Baustellen oder eine unvollständige Anfrage. So wird früh sichtbar, wo eine Person weiterhin entscheiden muss.

Diese Fragen solltest du im Gespräch stellen

Frage, welche Aufgabe für einen ersten Schritt geeignet wäre und was vorher geprüft werden muss. Kläre außerdem, wer Ergebnisse freigibt, wie das Team eingebunden wird und wie Unterstützung nach dem Start geregelt werden soll.

Umfang, Aufwand und Kosten hängen von der konkreten Aufgabe ab und werden persönlich besprochen. Aus einem allgemeinen Beispiel lässt sich keine belastbare Zusage für deinen Betrieb ableiten.

Was ist ein hilfreiches Ergebnis des Gesprächs?

Du solltest danach klarer sehen, welche Aufgabe betrachtet wird, welche Informationen noch fehlen und ob eine Umsetzung durch uns sinnvoll erscheint. Eine offene technische Frage darf offen bleiben, bis die vorhandenen Programme geprüft wurden.

Wie ein begrenzter Start vorbereitet werden kann, liest du unter Bürosoftware im Handwerksbetrieb einführen.

Muss ich mich vorher für ein Programm entscheiden?

Nein. Deine Aufgabe und die vorhandenen Programme bilden den Ausgangspunkt. Eine Auswahl sollte erst folgen, wenn die Anforderungen verständlich sind.