Belege digital zu erfassen heißt: Rechnungen und Lieferscheine kommen über einen festen Eingang ins Büro, werden dem Auftrag zugeordnet und geprüft abgelegt. Ein Foto allein reicht dafür nicht. Entscheidend ist, dass dein Büro den Beleg findet, lesen kann und weiß, zu welcher Baustelle er gehört.
Für einen Handwerksbetrieb muss der Weg draußen einfach sein. Wer gerade Material abholt, soll keine lange Maske ausfüllen müssen. Im Büro braucht es trotzdem mehr Ordnung als eine Sammlung von Handyfotos.
So kommt ein Beleg von der Baustelle ins Büro
1. Einen festen Eingang vereinbaren
Leg fest, wohin dein Team Belege schickt. Das kann ein dafür eingerichtetes Postfach oder ein freigegebener betrieblicher Nachrichtenkanal sein. Wichtig ist, dass die Unterlagen für die zuständigen Personen zugänglich sind und nicht nur auf dem privaten Handy des Chefs landen.
Per Mail eingehende Rechnungen sollten ebenfalls dort ankommen. Lass sie als Datei weiterlaufen, statt sie auszudrucken und wieder zu fotografieren.
2. Den Auftrag dazuschreiben
Ein lesbares Foto beantwortet noch nicht, wofür das Material gebraucht wurde. Eine kurze Baustellenkennung hilft, etwa „Auftrag 241 – Verteiler“. Nutzt ihr schon Auftragsnummern, übernehmt genau diese.
Eine mögliche Nachricht im Alltag:
Auftrag 241, Materialabholung heute. Lieferschein mit zwei Seiten, beide Fotos anbei.
Das ist ein Beispiel für die Zuordnung, kein Beleg eines Kundenprojekts.
3. Angaben auslesen und prüfen
Software kann zum Beispiel Lieferant, Datum, Rechnungsnummer und Betrag aus einem Dokument übernehmen. Die Erkennung kann sich verlesen: Ein Schatten über der Zahl oder eine abgeschnittene Seite genügt.
Deshalb braucht es einen Platz für unklare Belege. Dein Büro prüft dort die Datei und ergänzt fehlende Angaben. Ein unleserlicher Betrag darf nicht still als richtig gelten.
4. Doppelte Belege erkennen
Die Rechnung kommt per Mail, ein Monteur schickt zusätzlich ein Foto. Daraus dürfen nicht unbemerkt zwei Einträge werden. Vergleiche unter anderem Lieferant und Rechnungsnummer. Gleiche Beträge allein reichen als Hinweis nicht aus.
5. Die Übergabe an die Buchhaltung klären
Frage vor der Umstellung, in welcher Form deine Buchhaltung Unterlagen braucht. Klärt Dateiformat, Zuordnung und den Umgang mit Korrekturen. Teste die Übergabe mit echten, dafür freigegebenen Beispielen, bevor das ganze Team umstellt.
Welche Angaben braucht dein Büro?
- Das vollständige, gut lesbare Dokument mit allen Seiten.
- Die Auftragsnummer oder eine eindeutige Baustellenbezeichnung.
- Einen Hinweis, falls eine Seite fehlt oder etwas unklar ist.
- Einen erkennbaren Stand: neu, geprüft oder Rückfrage offen.
Rechnungsnummer und Betrag müssen nicht draußen ein zweites Mal getippt werden, wenn sie im Dokument lesbar sind. Sonst verlagerst du die Büroarbeit nur auf die Baustelle.
Was gilt für die Aufbewahrung in Österreich?
Für Buchhaltungsunterlagen gilt grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren. In bestimmten Fällen gelten längere Fristen. Elektronisch geführte Unterlagen müssen bei einer Prüfung verfügbar sein. Die Einzelheiten beschreibt das Unternehmensserviceportal zur Aufbewahrungspflicht.
Leite daraus keine pauschale Erlaubnis ab, Papier nach dem Fotografieren wegzuwerfen. Kläre mit deiner Steuerberatung, welche Unterlagen du wie aufbewahren musst. Ein Nachrichtenverlauf ist noch kein geprüftes Belegarchiv.
Checkliste für einen ersten Test
- Einen Auftrag und eine zuständige Person im Büro auswählen.
- Den Eingang und die Baustellenkennung festlegen.
- Fotos, mehrseitige Belege und per Mail erhaltene Dateien testen.
- Einen doppelten und einen schlecht lesbaren Beleg bewusst mitprüfen.
- Kontrollieren, ob die Buchhaltung mit der Übergabe arbeiten kann.
Häufige Fragen zur digitalen Belegerfassung
Braucht jeder Monteur eine neue App?
Das hängt von euren vorhandenen Programmen ab. Prüfe zuerst, ob ein bereits genutzter betrieblicher Kanal geeignet ist. Wichtiger als eine zusätzliche App sind ein fester Eingang und eine eindeutige Zuordnung.
Kann Software Rechnungen vollständig allein prüfen?
Sie kann Angaben übernehmen und auf Auffälligkeiten hinweisen. Ob eine Lieferung stimmt und zu welchem Auftrag sie gehört, muss der Betrieb klären. Bei unklaren Angaben bleibt eine Prüfung nötig.
Womit sollte ein kleiner Betrieb anfangen?
Mit einem einzigen Belegweg, zum Beispiel Lieferscheinen aus der Materialabholung. Wenn dieser zuverlässig funktioniert, nimmst du weitere Eingänge dazu. Mehr zur Auswahl findest du im Artikel Büroarbeit im Handwerk loswerden.