plancraft oder ToolTime: Planung und Nachkalkulation vergleichen
Vergleiche plancraft und ToolTime mit einem Auftrag, dessen geplanter und tatsächlicher Aufwand voneinander abweichen. So prüfst du nicht nur die Vorbereitung, sondern auch, ob das Büro nach Abschluss die nötigen Angaben zusammenbekommt.
Stand: 6. November 2026. Grundlage sind offizielle Anbieterangaben, kein eigener Praxistest. Klick SWS baut selbst Software für Handwerksbetriebe. Die Prüfvorschläge sind unsere redaktionelle Einordnung.
Welche Bereiche sind beschrieben?
| Aufgabe | plancraft | ToolTime |
|---|---|---|
| Planung | Plantafel und Einsatzplanung | Baustellenplaner und digitale Plantafel |
| Auswertung | Nachkalkulation | Kalkulation als genannter Funktionsbereich |
| Erfassung | Mobile Arbeitszeiten und Eingangsrechnungen | Zeiterfassung und Dokumentenmanagement |
Quellen: plancraft-Funktionsübersicht und ToolTime-Funktionen. plancraft beschreibt ausdrücklich die Nachkalkulation. Welche Auswertungen ToolTime im vorgesehenen Umfang bereitstellt, solltest du dir konkret zeigen lassen. Eine kürzere Bezeichnung auf der Übersichtsseite belegt weder Gleichwertigkeit noch das Fehlen einer Funktion.
Teste einen Auftrag mit zusätzlichem Aufwand
Bereite einen Musterauftrag mit geplanten Arbeitsstunden und Material vor. Während der Ausführung kommt ein weiterer Einsatz hinzu. Ein Mitarbeiter benötigt länger, und zusätzliches Material wird verwendet.
Lass in beiden Programmen festhalten, welche Arbeit hinzugekommen ist und welche Angaben noch geprüft werden müssen. Eine Abweichung soll nachvollziehbar sein, ohne dass das Büro eine zweite Tabelle pflegen muss.
Ordne Zeiten bewusst einmal falsch zu
Buche im Test eine Arbeitszeit auf einen anderen Auftrag und korrigiere sie anschließend. Prüfe, ob die Auswertung danach den richtigen Stand zeigt und wer die Korrektur vornehmen darf.
Frage außerdem, wie Fahrtzeit und Arbeitszeit im gewünschten Ablauf behandelt werden. Die entscheidende Frage ist, ob eure eigenen Regeln abgebildet werden können. Eine bloße Summe aller Zeiten reicht nicht für jede Auswertung.
Prüfe, ob noch Angaben fehlen
Ein abgeschlossener Einsatz bedeutet nicht, dass bereits alle Unterlagen im Büro sind. Lass einen Materialbeleg zunächst weg und ergänze ihn später. Kann die zuständige Person erkennen, dass die Auswertung noch unvollständig ist?
Bitte den Anbieter, den Weg einer Zahl zu erklären: Aus welchen Einträgen entsteht das Ergebnis? Kann dein Büro einen auffälligen Wert bis zur zugehörigen Buchung zurückverfolgen? Eine übersichtliche Darstellung ist erst nützlich, wenn ihre Grundlage verständlich bleibt.
Vergleiche den Pflegeaufwand
Notiere, welche Angaben neu gepflegt werden müssen und welche aus vorhandenen Einträgen stammen. Beziehe die Menschen ein, die Zeiten erfassen, Belege zuordnen und Ergebnisse prüfen. Sonst spart eine Person Arbeit, während eine andere zusätzliche Listen führen muss.
Für Österreich solltest du Verfügbarkeit, benötigte Belege und die Zusammenarbeit mit eurer Steuerberatung direkt klären. Die verwendeten Funktionsübersichten ersetzen diese Prüfung nicht. Umfang, Betreuung und Kosten gehören ins persönliche Gespräch mit dem jeweiligen Anbieter.
Was sollte bei der Auswahl den Ausschlag geben?
Bewerte, ob euer Beispielauftrag mit nachvollziehbaren Angaben abgeschlossen werden kann. Offene Pflichtfragen sind wichtiger als zusätzliche Funktionen, die ihr nicht verwendet. Den Einstieg in die Auftragskommunikation findest du unter plancraft oder HERO; die Checkliste zum Softwaretest hilft bei der Auswertung.